ومنها «جوجل مستندات» هو أحد التطبيقات المتميزة في جوجل، حيث يساعد على حل مشكلة تبادل المستندات بين أفراد فريق العمل الواحد عن طريق البريد الإلكتروني ليكون المستند متوافرًا للجميع في نفس الوقت عبر جوجل مستندات. وحتى نستطيع أن نفهم طريقة عمل التطبيق فعلينا أن نفكر بفريق عمل يتوجب عليه إنهاء كتابة تقرير بموعد أقصاه نهاية الأسبوع، ويتولى إدارة الفريق وتنسيق مهامه أحد الأعضاء، وهو يقوم بإرسال مسودة التقرير للجميع بحيث ينتج عن هذا المستند مستندات مشابهة بعدد أعضاء الفريق، وحين يقوم أحدهم بعمل تعديلات على المسودة فيتعين عليه إرسال المستند للمنسق الذي يقوم بمراجعة التعديلات وإضافتها للمستند الموجود عنده، وإشعار بقية أفراد الفريق بها، وهكذا حتى يتم الانتهاء من كتابة التقرير، وكثيرًا ما يصاحب هذه العملية ضغوط ناتجة عن اقتراب موعد التسليم وصعوبة التنسيق، ومن هنا تبرز أهمية جوجل مستندات والذي عن طريقه يمكن لمنسق الفريق أن يقوم بتحميل المستند على التطبيق وإرسال دعوات تحتوي على رابط الموقع لأعضاء الفريق للعمل على تطوير وتحسين هذا التقرير بحيث يتاح للجميع العمل عليه في نفس الوقت، وتظهر التعديلات التي قام بها أحد الأعضاء مباشرة وقت تعديلها للبقية، ومن الممكن إجراء محادثات جانبية في نفس جوجل مستندات في حالة لو احتاجوا التحدث والنقاش حول موضوع ما قبل كتابته، وبذلك يتم اختصار الوقت والجهد. ولا يقتصر ذلك على المستندات فيمكن العمل التعاوني على الجداول والعروض التقديمية والرسوم.
ويمكن للمعلم الاستفادة من «جوجل مستندات» في المشاريع الجماعية لطلابه بحيث يتغلب على عائق توفر الزمان والمكان المناسبين لاجتماع أعضاء المجموعة الواحدة، كما يمكن أيضًا تتبع الأشخاص الذين قاموا فعلاً بالعمل على المستند والتغييرات التي أجروها، وبالتالي يمكن تحديد أعضاء المجموعة الفاعلين في العمل والمنتجين في حين يتعذر ذلك في طريق العمل الجماعية التقليدية.
