نبذة مختصرة عن منظمة الامم المتحدة
تعتبر الأمم المتحدة منظمة دولية كبرى تأسست عام 1945 بعد الحرب العالمية الثانية، وتضم في عضويتها 193 دولة، ويهدف ميثاق الأمم المتحدة إلى حفظ السلم والأمن الدوليين، وحماية حقوق الإنسان، وتحقيق التنمية المستدامة
المهام والمسؤوليات
1. ضمان السير الفعال والكفء لمكتب الممثل المقيم (التركيز على تحقيق النتائج التالية):
- إدارة وتنظيم جدول أعمال الممثل المقيم، والاتصالات مع كبار المسؤولين والزوار، وترتيب المواعيد والاجتماعات.
- إدارة وتسهيل مهام وسفريات الممثل المقيم وجدول التمثيل الخارجي، ومرافقته في الفعاليات والمهام مع ضمان لوجستيات وبروتوكولات سلسة.
- دعم وتسهيل تنظيم الاجتماعات والفعاليات الداخلية والخارجية عند الحاجة (مثل اجتماعات مجلس الإدارة، اللجان، اجتماعات الفرق، إلخ).
- متابعة المواعيد النهائية الخارجية والالتزامات المقطوعة، وضمان استباق القرارات والإجراءات عبر التحضير والتجهيز الكافي للمعلومات.
- بناء وصيانة شبكة اتصالات مع النظراء في الوزارات، السفارات، المنظمات الدولية، ووكالات الأمم المتحدة وتسهيل العمل معهم.
- تجميع وتجهيز ملفات وملخصات إيجازية (Briefing materials) عالية الجودة للممثل المقيم والزوار للمواعيد والاجتماعات والمهام الرسمية.
- تقديم الترجمة الشفوية بين اللغتين العربية والإنجليزية عند الطلب، وتدوين الملاحظات وإعداد محاضر الاجتماعات.
- إدارة وصيانة قوائم الشركاء رفيعي المستوى وقوائم الاتصال.
- إعداد المراسلات والتوجيهات والتعليقات نيابة عن الممثل المقيم للتوقيع والمتابعة عند الطلب.
- استخدام أنظمة إدارة المكاتب الآلية/الرقمية لضمان كفاءة عمل مكتب الممثل المقيم.
2. تقديم الدعم الإداري والاتصالات الفعالة للمكتب (التركيز على تحقيق النتائج التالية):
- تنسيق تدفق المعلومات في المكتب ونشر الاتصالات المؤسسية والداخلية للموظفين حسب المتطلبات.
- تسهيل تبادل المعلومات بين فريق البرامج وفريق العمليات داخل المكتب.
- متابعة المواعيد النهائية الداخلية والالتزامات والإجراءات المتخذة، وتنسيق جمع وتقديم التقارير للممثل المقيم.
- فرز وتوجيه جميع المكالمات والمراسلات الواردة إلى مكتب الممثل المقيم وتقديم ترجمات غير رسمية للنصوص القصيرة عند الحاجة.
- صيانة نظام الأرشيف وإدارة الملفات الإلكترونية والورقية، مع ضمان حفظ الوثائق السرية بأمان.
- تقديم مقترحات لإزالة اختناقات الاتصال وتبسيط الإجراءات المكتبية بين مكتب الممثل المقيم ووحدات المكتب القطري.
- الدعم في تنظيم فعاليات المناصرة (Advocacy) وغيرها من الفعاليات الخاصة بالمكتب القطري عند الحاجة.
3. تسهيل بناء وتداول المعرفة (التركيز على تحقيق النتائج التالية):
- تقديم مساهمات قوية في شبكات المعرفة ومجتمعات الممارسة (Communities of practice).
- دعم تحديث تقارير حالة الفرق، وأفضل الممارسات، الدروس المستفادة، والنشر على الشبكة الداخلية للبرنامج (Intranet) والمنصات الأخرى.
- تنظيم تدريبات متخصصة في الشؤون الإدارية والبروتوكول.
ملاحظة: يقوم شاغل الوظيفة بأداء مهام أخرى ضمن نطاقه الوظيفي كلما دعت الحاجة لضمان سير العمل بكفاءة في المكتب والمنظمة.
المسؤوليات الإشرافية / الإدارية
الإشراف على: مساعد تنفيذي – الدرجة G5 (Executive Assistant – G5).
الكفاءات المطلوب توفرها (Competencies)
- الكفاءات الأساسية (Core Competencies) - جميعها بمستوى الأداء Level 2:
- تحقيق النتائج (Achieve Results): تطوير الحلول وتبسيط العمليات، مع الموازنة بين السرعة والدقة في الأداء.
- التفكير الابتكاري (Think Innovatively): تقديم أفكار جديدة، والانفتاح على النهج الحديثة، وإظهار تفكير شمولى ومنظم.
- التعلم المستمر (Learn Continuously): الخروج من منطقة الراحة، التعلم من الآخرين، ودعم تعلمهم.
- التكيف بمرونة (Adapt with Agility): تطويع العمليات/النهج مع المواقف الجديدة، وإشراك الآخرين في عملية التغيير.
- العمل بإصرار (Act with Determination): القدرة على المثابرة والتعامل مع مصادر ضغط متعددة في وقت واحد.
- المشاركة وبناء الشراكات (Engage and Partner): القيام بدور الميسّر والمكامل، وتجميع الأفراد، وبناء والحفاظ على التحالفات والشراكات.
- تمكين التنوع والشمول (Enable Diversity and Inclusion): إدارة الحوارات لتجسير الفروقات والأخذ بها في الاعتبار أثناء اتخاذ القرارات.
