مساعد مكتب
تاريخ النشر: 22/يوليو/2024 تاريخ الإغلاق: 06/أغسطس/2024، الساعة 12:59 صباحاً الوحدة التنظيمية: RNE نوع الوظيفة: موظف نوع الطلب: خدمة عامة المستوى الوظيفي: G-3 الموقع الرئيسي: مصر - القاهرة المدة: عقد محدد لمدة سنتين مع إمكانية التمديد
الموظفون في فئة الخدمة العامة يتم توظيفهم محليًا من منطقة الموقع الرئيسي، وهي المنطقة التي يقع فيها المكتب.
- تلتزم منظمة الأغذية والزراعة بتحقيق تنوع القوى العاملة من حيث الجنس والجنسية والخلفية والثقافة.
- يتم تشجيع النساء المؤهلات، والمواطنين المؤهلين من الدول غير الممثلة والممثلة تمثيلاً ناقصًا والأشخاص ذوي الإعاقة على التقدم.
- يتعين على جميع الموظفين في المنظمة الالتزام بأعلى معايير النزاهة والسلوك المهني والتمسك بقيم المنظمة.
- تتمتع المنظمة بسياسة عدم التسامح المطلق مع السلوك الذي لا يتوافق مع وضعها وأهدافها وتفويضها.
- سيتم فحص جميع المرشحين المختارين بدقة.
- سيتم التعامل مع جميع الطلبات بسرية تامة.
- يخضع موظفو المنظمة لسلطة المدير العام، الذي يمكن أن يعينهم في أي من الأنشطة أو المكاتب التابعة للمنظمة.
الإعداد التنظيمي
تساهم منظمة الأغذية والزراعة في تحقيق أجندة 2030 من خلال دعم التحول إلى نظم غذائية أكثر كفاءة وشمولية ومرونة واستدامة، من أجل إنتاج أفضل وتغذية أفضل وبيئة أفضل وحياة أفضل، دون ترك أي شخص خلف الركب.
يقع هذا المنصب في المكتب الإقليمي للشرق الأدنى وشمال أفريقيا (RNE) في القاهرة، مصر.
الهدف الرئيسي
يؤدي مساعد المكتب مجموعة متنوعة من المعاملات الإدارية الروتينية ووظائف دعم المكتب التي تساهم في التشغيل السلس والفعال لوحدة العمل.
الإشراف المستلم/الممارس
يعمل مساعد المكتب تحت إشراف كبير المسؤولين الإداريين. يتصرف بشكل مستقل في الأمور الروتينية ويستشير مشرفه في القضايا والإجراءات الجديدة والأكثر تعقيدًا. يوفر الإشراف التوجيه الفني والإجرائي والتعلم أثناء العمل.
العلاقات الوظيفية
يتفاعل مساعد المكتب مع مجموعة متنوعة من الزملاء داخل وحدة العمل. تتعلق التفاعلات بتبادل المعلومات الروتينية وتقديم خدمات الدعم المكتبية القياسية.
الوظائف/النتائج الرئيسية
- كتابة وتنسيق وصياغة المراسلات الروتينية؛ جمع الجداول والتقارير والعروض التقديمية والمنشورات والوثائق الأخرى.
- استقبال وتوجيه المكالمات الهاتفية والزوار؛ فرز وإرسال البريد الإلكتروني؛ الرد على الاستفسارات الداخلية والخارجية الروتينية و/أو الإحالة إلى جهات الاتصال/الوحدات المناسبة.
- إدخال واسترجاع وتحديث المعلومات والبيانات المختارة من مصادر مختلفة؛ تقديم النتائج في شكل قياسي.
- إعداد وصيانة ملفات المكتب وأنظمة المراجع وفقًا للإجراءات القياسية.
- متابعة مجموعة متنوعة من المعاملات الإدارية في الأنظمة المحوسبة للمالية/السفر/الموارد البشرية.
- دعم تنظيم وإدارة الاجتماعات وورش العمل والفعاليات (مثل ترتيب قاعات الاجتماعات والمرافق الأخرى).
- المساعدة في ترتيب السفر: تنظيم النقل، اللوجستيات، الإقامة، الوثائق.
- ضمان توافر مستلزمات المكتب والصيانة المناسبة لمعدات المكتب.
- أداء واجبات أخرى حسب الحاجة.
تأثير العمل
يشارك مساعد المكتب كجزء من فريق في تقديم خدمات الدعم الإداري والمكتبي. تعكس الإجراءات على وحدة العمل المباشرة والأوسع.
سيتم تقييم المرشحين بناءً على التالي
المتطلبات الأساسية
- التعليم: تعليم ثانوي.
- الخبرة: سنتين من الخبرة ذات الصلة في دعم المكتب.
- اللغات: معرفة عملية (مستوى C) باللغة العربية.
- المهارات التقنية: معرفة تطبيقات MS Office، الإنترنت وتجهيزات تكنولوجيا المكتب.
- الإقامة: يتم توظيف موظفي الخدمة العامة محليًا. ليكونوا مؤهلين لهذه الوظيفة، يجب أن يكون المرشحون من مواطني البلد الذي يوجد فيه مقر العمل أو أن يمتلكوا تأشيرة/تصريح عمل قائم ويقيمون ضمن مسافة التنقل اليومي من مقر العمل في وقت التقديم.
الكفاءات
- التركيز على النتائج
- العمل الجماعي
- التواصل
- بناء علاقات فعالة
- مشاركة المعرفة والتحسين المستمر
المهارات التقنية
- معرفة جيدة بمعايير الاتصال والتوثيق.
- معرفة جيدة بالأنظمة المحوسبة المالية/السفر/الموارد البشرية وإجراءات وسياسات الإدارة.
- معرفة جيدة بالهيكل التنظيمي.
المؤهلات والمهارات المرغوبة
- معرفة محدودة (مستوى B) باللغة الإنجليزية.
- القدرة على تطوير وصيانة خطط للعمليات الإدارية الرئيسية (الموارد البشرية، السفر والمشتريات).
- الخبرة في التعاون المباشر ودعم المكاتب القطرية/الميدانية مرغوبة؛ شهادة في إدارة سلسلة التوريد، إدارة الأعمال، المالية والمحاسبة تعتبر ميزة.
- معرفة جيدة بـ MS Excel.
- معرفة بعملية توظيف جميع فئات الموظفين وغير الموظفين بما في ذلك عملية إصدار إعلانات الوظائف.
