وظيفة مساعد إداري واستقبال بشركة نواتوم ماريتايم للخدمات البحرية واللوجستية

نبذة مختصرة عن شركة نواتوم ماريتايم مصر
هي قوة عالمية رائدة في مجال الخدمات البحرية واللوجستية، جزء من مجموعة موانئ أبوظبي (AD Ports Group). توفر الشركة حلولاً شاملة تشمل الوكالات الملاحية، خدمات الشحن، والخدمات البحرية. عززت تواجدها في مصر عبر الاستحواذ على "سفينة لخدمات الشحن"، لتصبح رائدة في عمليات الموانئ وخدمات الوكالة الملاحية في البحرين المتوسط والأحمر وقناة السويس

إدارة الاستقبال 
استقبال الزوار: الترحيب بالزوار ومساعدتهم والتأكد من شعورهم بالراحة وتوجيههم إلى الشخص أو القسم المناسب.
إدارة الهاتف: الرد على المكالمات الواردة، فرزها، وتحويلها. تقديم معلومات أساسية عند الحاجة.
استلام البريد: استلام وفرز وتوزيع البريد اليومي والشحنات.

الدعم الإداري:
تنظيم المواعيد: إدارة المواعيد والحفاظ على جدول الشركة، وترتيب الاجتماعات وتنسيق قاعات الاجتماعات.
مستلزمات المكتب: طلب ومتابعة مخزون مستلزمات المكتب، والتأكد من أن منطقة الاستقبال مرتبة ومظهرها لائق.
مهام كتابية: تنفيذ مهام إدارية متنوعة مثل الحفظ، النسخ، التفريغ الكتابي، والفاكس.

التواصل:
التواصل الداخلي: تسهيل التواصل داخل المكتب من خلال توزيع المذكرات والإعلانات والمعلومات المهمة.
التواصل الخارجي: التعامل مع المراسلات مثل البريد الإلكتروني والرسائل وتقديم معلومات دقيقة وبسيطة للعملاء والزوار.

تنسيق الفعاليات:
تنسيق الاجتماعات: المساعدة في تخطيط وتنظيم الاجتماعات، إعداد جداول الأعمال، وتدوين المحاضر.
تنظيم الفعاليات: المساعدة في تنظيم فعاليات الشركة مثل المؤتمرات وورش العمل والفعاليات الاجتماعية.

الالتزام والأمن:
إجراءات السلامة: اتباع وتطبيق إجراءات السلامة في المكتب، والتحكم في الدخول من خلال الاستقبال وإصدار بطاقات الزوار.
السرية: التعامل مع المعلومات الحساسة بسرية وحرص تام.

المتطلبات 
التعليم: شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها كحد أدنى، ويفضل وجود مؤهلات إضافية في إدارة المكاتب.
الخبرة: يفضل وجود خبرة سابقة في وظيفة استقبال أو دور إداري.
المهارات: مهارات قوية في التنظيم والتواصل وتعدد المهام، وإجادة استخدام برامج الأوفيس (مثل Microsoft Office Suite).

المهارات:
الإدارة
إدارة المرافق
الاستقبال (Front Desk)
إدارة الفعاليات

للتقديم اضغط هنا