وظيفة مساعد مشتريات بمكتب الأمم المتحدة المعني بالمخدرات والجريمة

نبذة مختصرة عن مكتب الأمم المتحدة المعني بالمخدرات والجريمة 

تأسس مكتب الأمم المتحدة المعني بالمخدرات والجريمة (UNODC) عام 1997، وهو منظمة تابعة للأمم المتحدة تهدف إلى جعل العالم أكثر أماناً من المخدرات، والجريمة المنظمة، والفساد، والإرهاب. يقدم المكتب الدعم التقني والتشريعي للدول لمواجهة التحديات المرتبطة بالاتجار غير المشروع، وتعزيز نظم العدالة الجنائية

المهام والمسؤوليات

مراجعة وتسجيل وترتيب أولويات طلبات الشراء، والحصول على أي معلومات أو مستندات إضافية مطلوبة.

مساعدة طالبي الشراء في إعداد نطاق العمل والمواصفات الخاصة بالسلع والخدمات.

اقتراح بدائل للمنتجات بما يتوافق مع المتطلبات بهدف تحقيق وفورات في التكاليف.

التحقق من توافر مصادر التمويل.

تحديد وترشيح الموردين المحتملين وإجراء مقابلات معهم.

إعداد مستندات المناقصات، مثل دعوات تقديم العطاءات (ITB) وطلبات تقديم العروض (RFP) وطلبات عروض الأسعار (RFQ) وفقًا لطبيعة الاحتياج وقيمة المشتريات.

إعداد إجراءات الشراء، بما يشمل إعداد مستندات RFQ وITB وRFP، واستلام عروض الأسعار والمناقصات والمقترحات وإجراء التقييم المبدئي لها.

المساعدة في إعداد أوامر الشراء والعقود، بما في ذلك أوامر الشراء المتكررة للتعاقد على الخدمات.

المساهمة في الحفاظ على العلاقات مع موردي مكتب الأمم المتحدة المعني بالمخدرات والجريمة (UNODC)، ودعم تسجيل الموردين على أنظمة UNGM وUmoja، والحفاظ على نظام الملفات الخاص بوحدة المشتريات.

إعداد ملخصات العروض وتجميع بيانات عروض الأسعار والمقترحات والمناقصات لتحديد المورد الذي يقدم أفضل الشروط وأقل تكلفة، مع مراعاة الجودة ووقت التسليم وخصومات السداد المبكر وتكاليف النقل وغيرها.

التفاوض على شروط وأحكام أوامر الشراء تحت إشراف مسؤولي المشتريات، والحصول على المعلومات الائتمانية وغيرها من المعلومات المتعلقة بالموردين.

إنهاء أوامر الشراء والعقود لعرضها على مسؤول المشتريات للاعتماد، وإعداد المستندات لعرضها على لجنة العقود للمراجعة والاعتماد النهائي من المسؤول المختص.

حل المشكلات المتعلقة بالسلع التي تم تسليمها، بما في ذلك الاختلافات بين أوامر الشراء والكميات أو الأصناف التي تم شحنها أو استلامها.

إعداد وتوقيع نماذج إرجاع المورد (Return to Vendor) للسلع غير المقبولة أو التالفة.

تحديث قواعد البيانات والملفات الداخلية ومتابعة الاتفاقيات والعقود وتوفير المستخدمين المتأثرين بالمعلومات المتعلقة بحقوقهم والتزاماتهم التعاقدية.

البحث عن معلومات الموردين ومصادر التوريد والمنتجات والمعدات الجديدة من المصادر الداخلية والخارجية المختلفة.

إعداد نماذج Piggy Backing الخاصة باتفاقيات الأسعار طويلة الأجل LTA والحصول على الموافقات المطلوبة، مع تحديث قاعدة بيانات الاتفاقيات ومتابعة الطلبات بحيث لا تتجاوز المبالغ المعتمدة.

المساهمة في تنفيذ استراتيجيات المشتريات والعمليات، ووضع إجراءات التشغيل القياسية SOPs الخاصة بالمشتريات واللوجستيات بالتنسيق مع المسؤول المباشر وإدارة المكتب.

التأكد من وجود المستندات الداعمة لجميع أنواع العقود وتنظيمها.

الحفاظ على أنظمة حفظ الملفات الورقية والإلكترونية، وضمان سرية وأمان المستندات.

إعداد الملخصات والعروض التقديمية والمواد الخاصة بالاجتماعات لزملاء UNODC.

دعم عمليات المشتريات المتعلقة بالخدمات في مكتب UNODC بالقاهرة.

إعداد تقارير المشتريات من أنظمة SAP / ERP عند الحاجة.

المساعدة في جمع وتحليل البيانات وإعداد العروض والتقارير الخاصة بها لدعم مشاركة المعلومات والرد على الاستفسارات والتخطيط واتخاذ القرارات.

المساعدة في إعداد الرسوم والتصورات البيانية وتحديث المواد الإعلامية مثل صفحات الويب والكتيبات.

تنفيذ أي مهام أخرى متعلقة بالعمل حسب الحاجة.

 متطلبات الخبرة:

يشترط خبرة عملية لا تقل عن 5 سنوات في مجال المشتريات أو الخدمات الإدارية أو المجالات ذات الصلة.

يتم تخفيض الحد الأدنى للخبرة المطلوبة إلى 3 سنوات للمتقدمين الحاصلين على مؤهل جامعي من الدرجة الأولى أو أعلى.

خبرة في استخدام أجهزة الكمبيوتر وبرامج Microsoft Office الأساسية 

معرفة جيدة ببرامج جداول البيانات وقواعد البيانات، بالإضافة إلى الخبرة في التعامل مع أنظمة الإدارة الإلكترونية القائمة على الويب.

الخبرة في العمل لدى منظومة الأمم المتحدة و/أو المنظمات الدولية الأخرى تعتبر ميزة إضافية.

يُفضل وجود خبرة لا تقل عن سنة واحدة في تحليل البيانات (Data Analytics) أو المجالات ذات الصلة.

يُفضل وجود خبرة في التعامل مع أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الكبيرة.

للتقديم اضغط هنا