وظيفة سكرتير بمشروع دعم التنوع الثقافى والابتكار بمكتبة الأسكندرية بمكتبة الأسكندرية

وظيفة سكرتير بمشروع دعم التنوع الثقافى والابتكار بمكتبة الأسكندرية بمكتبة الأسكندرية - وظائف وفرص عمل خالية فى مصر 2014

سكرتير

التبعية التنظيمية: مشروع دعم التنوع الثقافي والابتكار في مصر – ممول من الاتحاد الأوروبي

المقر: الإسكندرية – الشاطبي

الوصف العام للوظيفة:

ويدخل ضمن مهام هذه الوظيفة:

1. تقديم الدعم الإداري للمشروع
2. كتابة المواد المختلفة سواءً في صورة مسودة أو في شكلها النهائي، ويشمل ذلك المراسلات والتقارير والأوراق الخاصة بالاجتماعات والفاكسات والجداول الإحصائية، مع مراعاة الدقة في الإملاء وعلامات الترقيم والتنسيق الفني للصفحات.
3. قراءة المواد الصادرة للتأكد من خلوها من الأخطاء
4. تدوين الملاحظات وتسجيل محاضر اجتماعات الوحدة ومتابعة تنفيذ التعليمات والقرارات الواردة خلال الاجتماعات في المواعيد المحددة لها.
5. تنسيق المواعيد الخاصة بالمشروع واستقبال الزوار والعمل على ضيافتهم بالشكل اللائق
6. عمل الترتيبات الخاصة بسفر العاملين بالمشروع من خلال القيام بالاتصالات اللازمة وإعداد المستندات الخاصة بالسفر مثل تصريح السفر والمستحقات ذات الصلة
7. إعداد المواد اللازمة لإعداد التقارير والرد على الرسائل الواردة
8. استقبال الاتصالات الهاتفية والرد على الاستفسارات الروتينية
9. ترتيب السجلات والملفات الخاصة بالمكتب وتصنيفها وحفظها
10. القيام بالترجمة من الإنجليزية للعربية والعكس للمذكرات الداخلية والتأكد من الخلو من الأخطاء الإملائية واللغوية وإخراج الوثائق بالشكل اللائق
11. إعداد قائمة بجهات الاتصال
12. حفظ طلبات الإجازات الخاصة بالعاملين في الوحدة (بالتنسيق مع إدارة شئون العاملين)
13. طلب الأصناف المكتبية للوحدة وحفظها وتوزيعها، والتأكد من سلامة الأجهزة المكتبية

متطلبات شغل الوظيفة:

1. الحصول على الدرجة الجامعية الأولى في تخصص مناسب.
2. خبرة مناسبة لا تقل عن عامان في مجال مشابه ويفضل الخبرة داخل المكتبة.
3. إجادة اللغتين العربية والإنجليزية – يشترط الحصول على شهادة تويفل ( 500 درجة paper based أو 173 درجة computer based أو 60 درجة internet based) أو أيلتس (5 نقاط) أو ما يعادلها ومعترف بها من مكتبة الإسكندرية. وبالنسبة لمن لم يكن حاصلا على إحدى هاتين الشهادتين عند التقدم لهذه الوظيفة، فيتعهد حال اختياره لشغلها بتقديم ما يفيد تسجيله للحصول على الشهادة المطلوبة وبالحصول عليها فعلا خلال فترة لا تتجاوز ستة أشهر وإلا فيعتبر قبوله في الوظيفة لاغيا.
4. إجادة استخدام برامج وتطبيقات الحاسب الآلي إجادة تامة ويشترط الحصول على شهادة ICDL بالإضافة الى شهادة ICDL+ التي تمنحها المكتبة. وبالنسبة لمن لم يكن حاصلا على إحدى هاتين الشهادتين عند التقدم لهذه الوظيفة، فيتعهد حال اختياره لشغلها بتقديم ما يفيد تسجيله للحصول على الشهادة المطلوبة وبالحصول عليها فعلا خلال فترة لا تتجاوز ستة أشهر وإلا فيعتبر قبوله في الوظيفة لاغيا.
5. ألا يزيد السن عند التقدم للوظيفة عن 40 عام.

الخبرات والمهارات المطلوبة:

1. المهارات قيادية
2. القدرة على حل المشكلات والتفاوض، وبناء علاقة.
3. تنوع الخبرة، والمعرفة العامة
4. مهارات الاتصال والتعامل مع الآخرين جيد
5. القدرة على العمل كعضو في فريق

على السادة الراغبين في التقدم إرسال السيرة الذاتية على البريد الإلكتروني التالي: Cultural.policy@bibalex.org مع كتابة اسم الوظيفة في عنوان الرسالة

قد يتم طلب تقديم المزيد من المستندات لدعم البيانات المقدمة. وسيتم فحص الطلبات بعناية وسرية تامة.

آخر موعد للتقديم: الاثنين 3 مارس 2014 الساعة 10:00ص