الوصف الوظيفي – منسق دعم ضيوف Airbnb
التواصل مع الضيوف وإدارة الحجوزات
متابعة رسائل Airbnb وواتساب والبريد الإلكتروني وقنوات التواصل الأخرى خلال ساعات العمل المحددة.
الرد على استفسارات الضيوف باستخدام القوالب المعتمدة وباللغة الإنجليزية بشكل احترافي.
مساعدة الضيوف في إجراءات تسجيل الدخول، معلومات الوصول، الواي فاي، مواقف السيارات، قواعد الإقامة، والاستفسارات العامة.
متابعة الطلبات والمشكلات المفتوحة وتصعيد الحالات المعقدة أو الحساسة للإدارة.
الجدولة اليومية وإنشاء المهام
تحديث الجدول الرئيسي للحجوزات وتسجيل مواعيد الوصول والمغادرة وأعمال التنظيف والصيانة.
إنشاء تذكيرات للمهام الخاصة بالفريق المحلي والتأكد من تنفيذها قبل وصول الضيوف.
التنبيه للحجوزات التي قد تتطلب متابعة خاصة مثل المغادرة المتأخرة أو الوصول المبكر أو المشكلات غير المحلولة.
التنظيف ومراقبة الجودة ومتابعة المشكلات
تسجيل شكاوى الضيوف وملاحظات التنظيف وطلبات الصيانة وإرفاق الصور والتقارير اللازمة.
طلب صور ما بعد التنظيف والتأكد من استلامها ومتابعة أي صور أو تقارير ناقصة.
متابعة المشكلات حتى إغلاقها وتصعيد الحالات العاجلة المتعلقة بالدخول أو النظافة أو الأعطال أو السلامة.
البيانات والإدارة
تنظيم الفواتير والإيصالات والصور ومستندات الحجوزات وملفات العقارات وبيانات الموردين.
مراجعة الفواتير بشكل مبدئي والتأكد من اكتمال البيانات وعدم وجود أخطاء أو نواقص.
تحديث جداول البيانات الخاصة بالمشكلات والصيانة والتنظيف والموردين والتقارير الدورية.
دعم الأعمال الإدارية الخاصة بالإيجارات طويلة الأجل وتنظيم ملفات المستأجرين والعقود.
المكالمات والدعم التشغيلي
إجراء أو استقبال المكالمات المعتمدة مع الضيوف أو فرق التنظيف أو الموردين عند الحاجة.
إعداد قوائم الاتصال الخاصة بمقدمي الخدمات والشركاء المحتملين.
إرسال رسائل المتابعة المعتمدة ومراقبة الردود عند التكليف بذلك.
التقارير الدورية
إعداد تقرير أسبوعي يتضمن مشكلات الضيوف وأعمال التنظيف والصيانة والفواتير والمهام المعلقة.
المساعدة في تأكيد الحجوزات ومراجعة فواتير المتعاقدين وتحديث المستندات والمهام الإدارية الأخرى.
متطلبات الوظيفة
إجادة اللغة الإنجليزية تحدثًا وكتابة بمستوى احترافي.
يفضل وجود خبرة في المساعد الافتراضي، إدارة العمليات، إدارة العقارات، الضيافة، Airbnb، التنسيق مع فرق التنظيف، خدمة العملاء أو الأعمال الإدارية.
دقة عالية في العمل والقدرة على العمل باستقلالية.
إجادة استخدام Google Workspace وMicrosoft Office.
معرفة بمنصات Airbnb وWhatsApp وأنظمة إدارة المهام أو CRM تعد ميزة إضافية.
توفر جهاز كمبيوتر واتصال إنترنت مستقر (ويفضل وجود إنترنت احتياطي).
الخبرة في المحاسبة أو مراجعة الفواتير أو الإدارة المالية تعتبر ميزة إضافية.
تحديث الجدول الرئيسي للحجوزات وتسجيل مواعيد الوصول والمغادرة وأعمال التنظيف والصيانة.
إنشاء تذكيرات للمهام الخاصة بالفريق المحلي والتأكد من تنفيذها قبل وصول الضيوف.
التنبيه للحجوزات التي قد تتطلب متابعة خاصة مثل المغادرة المتأخرة أو الوصول المبكر أو المشكلات غير المحلولة.
التنظيف ومراقبة الجودة ومتابعة المشكلات
تسجيل شكاوى الضيوف وملاحظات التنظيف وطلبات الصيانة وإرفاق الصور والتقارير اللازمة.
طلب صور ما بعد التنظيف والتأكد من استلامها ومتابعة أي صور أو تقارير ناقصة.
متابعة المشكلات حتى إغلاقها وتصعيد الحالات العاجلة المتعلقة بالدخول أو النظافة أو الأعطال أو السلامة.
البيانات والإدارة
تنظيم الفواتير والإيصالات والصور ومستندات الحجوزات وملفات العقارات وبيانات الموردين.
مراجعة الفواتير بشكل مبدئي والتأكد من اكتمال البيانات وعدم وجود أخطاء أو نواقص.
تحديث جداول البيانات الخاصة بالمشكلات والصيانة والتنظيف والموردين والتقارير الدورية.
دعم الأعمال الإدارية الخاصة بالإيجارات طويلة الأجل وتنظيم ملفات المستأجرين والعقود.
المكالمات والدعم التشغيلي
إجراء أو استقبال المكالمات المعتمدة مع الضيوف أو فرق التنظيف أو الموردين عند الحاجة.
إعداد قوائم الاتصال الخاصة بمقدمي الخدمات والشركاء المحتملين.
إرسال رسائل المتابعة المعتمدة ومراقبة الردود عند التكليف بذلك.
التقارير الدورية
إعداد تقرير أسبوعي يتضمن مشكلات الضيوف وأعمال التنظيف والصيانة والفواتير والمهام المعلقة.
المساعدة في تأكيد الحجوزات ومراجعة فواتير المتعاقدين وتحديث المستندات والمهام الإدارية الأخرى.
متطلبات الوظيفة
إجادة اللغة الإنجليزية تحدثًا وكتابة بمستوى احترافي.
يفضل وجود خبرة في المساعد الافتراضي، إدارة العمليات، إدارة العقارات، الضيافة، Airbnb، التنسيق مع فرق التنظيف، خدمة العملاء أو الأعمال الإدارية.
دقة عالية في العمل والقدرة على العمل باستقلالية.
إجادة استخدام Google Workspace وMicrosoft Office.
معرفة بمنصات Airbnb وWhatsApp وأنظمة إدارة المهام أو CRM تعد ميزة إضافية.
توفر جهاز كمبيوتر واتصال إنترنت مستقر (ويفضل وجود إنترنت احتياطي).
الخبرة في المحاسبة أو مراجعة الفواتير أو الإدارة المالية تعتبر ميزة إضافية.
%202026.png)
